مدیریت مکاتبات اداری
معرفی
سیستم مدیریت مکاتبات جهت ثبت نامه‌های صادره و وارده بصورت ثبت الکترونیکی و ارسال نامه‌های وارده به کارتابل افراد طرف مکاتبه و حفظ و نمایش گردش مکاتبات با ثبت مراحل انجام کار در هر مرحله گردش و حفظ ارتباط نامه‌های گذشته و آینده مکاتبات است.
اصول و پیشنیازها
اصول رعایت شده در زیر سیستم مدیریت مکاتبات عبارت است از:
- به منظور تعریف دبیرخانه الكترونیكی، ابتدا باید چارت سازمانی تعریف و واحدهای سازمانی در آن مشخص باشد.
- سیستم کارتابل هوشمند راه‌اندازی شده باشد.
- طرف‌های مکاتبه برای کارکنان و سازمان‌ها تعریف شده باشند
- تعداد دبیرخانه‌های سازمان مشخص شده و اینکه هر دبیرخانه با کدام واحدهای سازمانی مشخص شده بند 1 می‌تواند مکاتبات داشته باشد و روش شماره‌گذاری هر دبیرخانه چگونه باشد.
امکانات و قابلیت‌‌های نرم‌افزار
- تعیین دسترسی‌های به هر دبیرخانه و مکاتبات آن
- مدیریت كامل گردش نامه وارده در دبیرخانه و واحدها
- مدیریت كامل گردش نامه صادره از مسئولین دفاتر، منشی‌ها، کارشناسان به مدیران و ثبت خودكار دبیرخانه‌ای پس از تایید مدیر
- جستجوی پیشرفته سیستمی، سازمانی، و كاربران و ثبت جستجوهای تعریف شده
- رزرو گروهی نامه جهت اخذ شماره نامه برای استفاده در آینده
- تفکیک اتوماتیک نامه‌های ثبت شده در پوشه‌های مجزا بدلیل نقص‌های متفاوت
- انواع جستجوی عادی و پیشرفته مکاتبات براساس کلیه مشخصات نامه
- قابلیت تعریف به تعداد دلخواه دبیرخانه با شماره‌گذاری خاص خود و نحوه دسترسی تعریف شده
- ارتباط دهی نامه‌های مرتبط با هم در سابقه نامه (ارتباط روبه عقب و ارتباط روبه جلوی نامه)
- جایریزی اتوماتیک نامه در کارپوشه‌های تعریف شده کاربران توسط فیلترینگ پیشرفته
- تهیه انواع الگوهای نامه‌های صادره و تهیه پیش‌نویس از روی آن جهت ایجاد نامه صادره
- امکان گردش نامه صادره بدو صورت دستی و بصورت تهیه پیش‌نویس (از و بدون الگو)
