کارتابل هوشمند
معرفی
كارتابل هوشمند عبارت است از یك فضای الكترونیكی مرتبط با كاربر و پست كاربری كه قابلیت دریافت كلیه اسناد تولید شده در سیستم را دارا بوده و اسناد منتظر انجام كار را در كارتابل شخصی كاربر و یا كارتابل كاری مرتبط با پست او نشان می‌دهد. ثبت انواع درخواست در کارتابل‌های مربوط امکان پذیر است. برای مثال کارتابل‌های ثبت درخواست ارزیابی، مرخصی، ثبت تخلفات، درخواست ایجاد حکم و … از جمله کارتابل‌های در دسترس پرسنل می‌باشد .
اصول و پیش‌نیازها
اصول رعایت شده در زیر سیستم كارتابل هوشمند عبارت است از:
به منظور تعریف كارتابل الكترونیكی كاربر، ابتدا باید چارت سازمانی تعریف و سمت و پست كاربر در آن مشخص باشد.
هر كاربر با توجه به تعداد مسئولیت‌های سازمانی او كه برایش تعریف شده است دارای كارتابل الكترونیكی كاری خواهد شد.
برای هر كاربر نیز یك كارتابل شخصی نهاده شده است تا اسناد شخصی خود را در آن دریافت و مستقل از پست‌های سازمانی او باشد.
پیام‌ها می‌توانند میان كاربران ردوبدل شود و هر پیام می‌‌تواند دارای ضمیمه‌هایی برای انتقال یافتن باشند.
با استفاده از امکانات فیلترینگ و تعریف نوع فیلتر مورد نیاز، پیام‌ها می‌توانند براساس مشخصاتشان به صورت خودکار در داخل فولدرهای مشخصی قرار گیرند تا از انباشتگی پیام‌ها در یک فولدر عمومی جلوگیری شود.
امکانات و قابلیت‌‌های نرم‌افزار
- تخصیص كارپوشه (كارتابل الكترونیكی) به پرسنل
- ثبت درخواست در کارتابل‌های شخصی
- درخواست انواع مرخصی
- درخواست وام
- درخواست جابجایی
- اصلاح کارکرد اداری
- اعلام تخلف اداری
- درخواست تحویل مدارک تاهل، مدرک تحصیلی، افراد تحت تکفل و…
- درخواست بازنشستگی
- رسیدگی به درخواست‌ها در کارتابل سمت سازمانی
- بررسی و تایید درخواست‌های پرسنل زیر مجموعه و ارسال به امور اداری سازمان
- درخواست ترفیع، تنبیه و یا تشویق پرسنل زیر مجموعه و ارسال به امور اداری
- دریافت و ارسال پیام به كاربران از طریق كارپوشه
- ارسال پیام برای گروه‌های شخصی و عمومی در سازمان
- نمایش گردش کار پیام
- افزودن ضمایم به پیام‌ها
- امکان تعریف کار (Task) بر روی هر پیام و به جریان انداختن آن
- تعیین فوریت و محرمانگی پیام
- تعریف متن‌های پیش‌فرض و عبارت‌های پر كاربرد به منظور جلوگیری از تایپ مجدد
- درج یادداشت بر روی پیام یا نامه
- ارجاع پیام‌ها و نامه‌ها به صورت رونوشت پنهان (BCC)
- ارجاع گروهی پیام‌ها (ارجاع چند پیام به طور همزمان برای یك نفر)
- بازگرداندن پیام از اشخاص یا تمام اشخاص
- تعریف و مدیریت پوشههای شخصی در انواع پیام
- تعریف و مدیریت پوشههای عمومی كاربران
- به اشتراك‌گذاری تمامی و یا بخشی از كارپوشه به كاربر یا كاربران دیگر و تعریف سطوح دسترسی برروی پوشهها
- جستجو بر روی پوشهها و دستیابی به محل قرار گرفتن پیام در پوشهها
- حذف، انتقال به پوشه یا نگهداری رونوشت از موارد وارده به كارپوشه
- مرتب‌سازی و گروه‌بندی شیوه نمایش موارد وارده به كارپوشه
- تنظیم جهت دریافت رسید خوانده شدن نامه توسط گیرنده (یا گیرندگان)
- ثبت اطلاعات تماس شخصی (آدرس پست الكترونیكی، آدرس پستی و شماره تلفن كاربر)
- مشاهده اطلاعات تماس سازمانی شخص (آدرس پست الكترونیكی، آدرس پستی و شماره تلفن كاربر)
- ارسال sms به موبایل کاربر در صورت دریافت پیام با محتوی خاص
- جایریزی اتوماتیک پیام بر اساس فرستنده، گیرنده، موضوع و یا متن پیام به پوشههای تعریف شده در هر کارپوشه توسط کاربر
- انتخاب ستون‌های دلخواه جهت نمایش بر روی پوشهها
- نمایش پیام‌های موجود در پوشهها بر اساس محدوده تاریخی
- نمایش پیام‌های موجود براساس فرستنده‌ها
- جداسازی اتوماتیک پیام‌ها براساس مشخصات پیام
